Executive Assistant - F/H

A propos de Bull

Bull c’est une histoire. Un siècle d’innovation Européenne et un environnement de travail où des experts conçoivent des solutions numériques puissantes, durables et souveraines, permettant aux États et aux industries de garder la pleine maîtrise de leurs données et de leur IA.

Bull c’est aussi des milliers d’ingénieurs, de chercheurs, de passionnés de tech, façonnant l’avenir du calcul de haute performance, de l’IA et des technologies quantiques.

Chaque jour, nos équipes repoussent les limites du possible - des architectures HPC de nouvelle génération aux supercalculateurs exascale - soutenues par une R&D de rang mondial, plus de 1 600 brevets et des capacités de bout en bout uniques, couvrant la conception matérielle, l’ingénierie logicielle, la data science et la recherche quantique.

Centrés sur l’humain et portés par l’innovation, où la collaboration s’étend à l’Europe, aux Amériques et à l’Inde, nous partageons cette même vision d’une innovation responsable et durable, avec un impact concret pour nos clients.

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Contexte

Chez BULL, nous concevons et déployons des systèmes informatiques à haute performance, d'intelligence artificielle et des technologies critiques au service des infrastructures stratégiques. En tant que leader européen indépendant, BULL se positionne à la pointe de l'innovation et de l'excellence industrielle.

Dans le cadre du remplacement d'un départ en retraite au sein de la R&D, le poste est maintenu et rattaché à la Business Unit ECN. Il s'inscrit dans un périmètre transversal et mutualisé entre nos activités ECN et nos équipes R&D.

En tant qu'Executive Assistant, vous intervenez au cœur du leadership exécutif. Véritable partenaire de confiance, vous apportez un support organisationnel et opérationnel de haut niveau visant à garantir l'alignement stratégique, la fluidité des opérations et l'efficacité de la prise de décision.

Responsabilités principales

Support à la Direction (Executive Support)

• Gérer des agendas, rendez-vous et plannings complexes et évolutifs.

• Prioriser et coordonner les réunions en veillant à l'optimisation du temps des dirigeants.

• Préparer les dossiers d'information (briefings), présentations, rapports et documents de réunion.

• Filtrer et gérer les communications entrantes (e-mails, appels et courriers).

• Anticiper les besoins et résoudre de manière proactive les défis logistiques ou opérationnels.

Coordination des réunions et événements

• Organiser les réunions du Comité de Direction (Executive Committee), les forums de leadership et les ateliers stratégiques.

• Préparer les ordres du jour, rédiger les compte-rendus (minutes) et assurer le suivi des actions jusqu'à leur finalisation.

• Coordonner les événements internes et externes, les conférences et les visites de dirigeants.

• Assurer le suivi en temps voulu des décisions et des engagements pris.

Gestion des déplacements (Travel Management)

• Organiser les déplacements locaux et internationaux (vols, hébergements, visas et transports).

• Préparer des itinéraires détaillés et des dossiers de voyage.

• Gérer les notes de frais et les processus de remboursement.

Support sur le site de La Défense

• Accueillir les clients et visiteurs.

• Assurer l'intégration (onboarding) et l'accompagnement des nouveaux collaborateurs.

2 - Compétences et qualifications

Compétences techniques (Technical Skills)

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word).

• Solides compétences en présentation et en rédaction / préparation de documents.

• Expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de communication (Teams, SharePoint, etc.).

Compétences relationnelles (Soft Skills)

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion du temps.

• Fortes compétences en communication écrite et orale.

• Capacité à gérer de front plusieurs priorités dans un environnement dynamique et exigeant.

• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de confidentialité.

• Bonnes qualités relationnelles et capacité d'influence transversale.

• Proactivité et solides compétences en résolution de problèmes.

• Souci du détail et recherche de l'excellence.

Indicateurs de réussite (Success Measures)

• Gestion efficace des priorités et de l'agenda de la Direction.

• Haute qualité et précision des livrables.

• Satisfaction élevée des parties prenantes et collaboration fluide.

• Exécution dans les délais des projets, réunions et initiatives stratégiques.

• Capacité à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive.

Langues

• Anglais courant indispensable (écrit et parlé).

• Une ou plusieurs langues supplémentaires seraient un atout.

Pourquoi postuler ?

Ce poste offre une exposition directe aux prises de décision stratégiques au sein d'un leader européen de la technologie. Vous jouerez un rôle de bras droit exécutif à fort impact sur la performance opérationnelle des entités ECN et R&D, au sein d'un environnement stimulant.

Pourquoi ne pas postuler ?

• Si vous recherchez un poste d'assistanat classique sans exposition aux enjeux stratégiques et sans proximité directe avec un niveau de direction générale (EVP).

• Si vous privilégiez un environnement de travail strictement local et n'avez pas l'habitude des contextes internationaux bilingues.

• Si vous n'avez pas encore l'autonomie nécessaire pour piloter en toute indépendance des dossiers transversaux complexes et arbitrer des priorités mouvantes.

Processus de recrutement

• Entretien de cadrage avec le TABP (Talent Acquisition Business Partner)

• Entretien avec les dirigeants opérationnels

• Validation RH

Démarrage : Dès que possible (ASAP)

Localisation : La Défense

Rythme : télétravail ponctuel 

Rémunération : 52/57.5k€

#Bull

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